Klachtenprocedure

Deze klachtenprocedure is van toepassing op Accoris, gevestigd te Bredewater 26, 2715 CA te Zoetermeer, en alle aan haar gelieerde ondernemingen, waaronder maar niet beperkt tot Accoris Audit Services B.V. en Accoris Accountant Services B.V. Waar in deze procedure wordt gesproken over ‘Accoris’, wordt tevens verwezen naar deze gelieerde ondernemingen, tenzij expliciet anders vermeld.

Algemeen

1. Om te waarborgen dat personen van buiten onze organisatie en bij ons werkzame of aan onze organisatie verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende schendingen ten aanzien van het kwaliteitsbeleid dan wel ons stelsel van kwaliteitsbeheersing binnen of (mede) buiten onze organisatie aan de orde kunnen stellen beschikt Accoris over een klachtenregeling. Deze klachtenregeling leidt ertoe dat klachten zorgvuldig, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en vastgelegd. Tevens leidt deze klachtenregeling ertoe dat de vermeende schendingen waarover wordt geklaagd, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen wanneer een klacht gegrond blijkt te zijn. Dit met als doel herhaling te voorkomen.
2. De klachtenprocedure van Accoris voldoet aan de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants en NOREA De Beroepsorganisatie van IT-auditors.
3. Accoris garandeert medewerkers die meldingen aan de kwaliteitsbepaler doorgeven op grond van deze klachtenregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen het organisatie, dan wel zijn/haar carrière.

Reikwijdte

Deze klachtenregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. Handelingen die leiden tot strafbare feiten door Accoris of haar medewerkers;
2. Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van wet- en regelgeving door Accoris of haar medewerkers;
3. Alle werkelijke of vermoede schendingen van het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van Accoris door medewerkers;
4. (Dreigende) intimidatie door medewerkers of leiding van het organisatie. Voorbeelden zijn klachten over onregelmatigheden in de sfeer van persoonlijke omgang, bijvoorbeeld over (seksuele) intimidatie, vernedering, discriminatie, agressie of geweld en klachten over zakelijke misstanden, bijvoorbeeld het niet naleven van de wet of gedragsregels, fraude, oplichting, het oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen of het manipuleren van informatie;
5. (Dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
6. Alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de kwaliteitsbepaler in aanmerking komen.

Procedure

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klachtenregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de kwaliteitsbepaler van Accoris;
2. De melding onder deze regeling zowel door interne als externe personen vindt uitsluitend digitaal plaats via info@accoris.com.
3. De kwaliteitsbepaler bevestigt de melding binnen vijf werkdagen aan de melder. De kwaliteitsbepaler informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk drie weken na de ontvangst van de melding.
4. De kwaliteitsbepaler informeert de melder uiterlijk na drie weken over de afhandeling van de melding en indien van toepassing, de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de kwaliteitsbepaler de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
5. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van wet- en regelgeving dan wel het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van Accoris, worden in alle gevallen door de kwaliteitsbepaler afgehandeld met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

Vertrouwelijkheid

1. De melding, de correspondentie hierover, de behandeling en vastlegging vinden plaats op basis van vertrouwelijkheid met betrekking tot de NAW-gegevens van de melder, tenzij de melder de kwaliteitsbepaler ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.